Ziekteverzuim kan sluipenderwijs een structureel probleem worden binnen een organisatie. Waar één ziekmelding nog geen alarmbel hoeft te zijn, kan een stijgend verzuimpercentage wel degelijk een teken zijn van onderliggende problemen. Gelukkig zijn er praktische interventies mogelijk die, mits goed uitgevoerd, verzuim structureel kunnen verlagen.
Stap 1: Breng verzuim in kaart en analyseer de oorzaken
Voordat je effectief kunt ingrijpen, moet je weten waar het verzuim vandaan komt. Houd niet alleen de cijfers bij, maar analyseer ook:
- Hoe lang duurt het gemiddelde verzuim?
- Zijn er afdelingen met opvallende pieken?
- Is er sprake van frequent kort verzuim?
Vaak zijn oorzaken van verzuim terug te leiden naar werkdruk, onvoldoende ondersteuning, slechte ergonomie of gebrek aan autonomie. Deze inzichten vormen de basis voor gerichte actie.
Stap 2: Voer het ‘vroegsignalering-gesprek’ in
Een krachtig instrument tegen verzuim is het vroegsignalering-gesprek. Dit informele gesprek vindt plaats zodra een medewerker signalen afgeeft van overbelasting, stress of onvrede, nog voordat iemand zich ziekmeldt. De HR-afdeling of leidinggevende kan hierbij de volgende vragen stellen:
- “Hoe zit je in je energie?”
- “Wat speelt er op het werk of privé dat impact heeft?”
- “Wat kunnen wij doen om jou te ondersteunen?”
Door deze gesprekken structureel in te voeren, voorkom je dat spanningen escaleren tot uitval.
Stap 3: Investeer in leiderschapstraining
Leidinggevenden zijn cruciaal in het voorkomen van verzuim. Toch zijn veel managers vooral gericht op resultaten, niet op welzijn. Trainingen in coachend leiderschap, signalering van stress en het voeren van gevoelige gesprekken maken hierin een groot verschil.
Een leidinggevende die empathisch is, duidelijke verwachtingen stelt én ondersteuning biedt, creëert een werkomgeving waar mensen zich gezien en gehoord voelen. Dit vergroot de loyaliteit en verlaagt de drempel om problemen vroegtijdig te bespreken.
Stap 4: Ergonomie en werkplekoptimalisatie
Veel lichamelijk verzuim komt voort uit slechte werkplekken. Vooral in kantooromgevingen zijn RSI-klachten, nekpijn en rugproblemen veelvoorkomende oorzaken van verzuim. Investeer daarom in:
- Goede bureaustoelen en verstelbare bureaus.
- Regelmatige werkplekonderzoeken.
- Instructies voor gezond beeldschermwerk.
Ook in de productie of zorgsector is werkplekoptimalisatie cruciaal: tilhulpmiddelen, goede werkschoenen en voldoende pauzes maken het verschil.
Stap 5: Bied een integraal vitaliteitsprogramma
Vitaliteit is meer dan een fruitmand of sportabonnement. Het vraagt om een structureel beleid waarin zowel fysieke als mentale gezondheid aandacht krijgen. Denk aan:
- Workshops over stressmanagement.
- Inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk.
- Periodieke gezondheidschecks.
- Budget voor persoonlijke ontwikkeling of coaching.
Belangrijk: laat dit niet over aan individuele motivatie, maar maak het onderdeel van het HR-beleid.
Stap 6: Herken patronen van terugkerend kort verzuim
Als medewerkers zich vaker dan drie keer per jaar kort ziekmelden, kan dat een teken zijn van demotivatie of structurele overbelasting. Voer dan een frequent verzuimgesprek, waarin je op een open manier vraagt wat er speelt. Het doel is niet om te controleren, maar om samen naar oplossingen te zoeken.
Tot slot: Maak verzuimreductie een gezamenlijke verantwoordelijkheid
Verzuim is niet alleen een HR-zaak. Door het bespreekbaar te maken in teams, bij management en op directieniveau, wordt het een gedeelde verantwoordelijkheid. Verlaag de drempel om hulp te vragen, zorg voor vertrouwen in het systeem en blijf monitoren wat werkt, en wat niet.